Ein Dokumentenverwaltungssystem (DMS) ist ein Computersystem (oder Satz von Computerprogrammen) hat gepflegt, elektronische Dokumente und/oder Images von Papierdokumenten zu verfolgen und zu versorgen. Es ist gewöhnlich auch zum Nachgehen der verschiedenen Versionen fähig, die von verschiedenen Benutzern (das Geschichtsverfolgen) modifiziert sind. Der Begriff hat ein Übergreifen mit den Konzepten zufriedener Verwaltungssysteme. Es wird häufig als ein Bestandteil von Systemen des zufriedenen Unternehmensmanagements (ECM) angesehen und mit dem Digitalanlagenmanagement, der Dokumentenbildaufbereitung, den Arbeitsablauf-Systemen verbunden und registriert Verwaltungssysteme.

Geschichte

In den 1980er Jahren beginnend, haben mehrere Verkäufer begonnen, Softwaresysteme zu entwickeln, um papierbasierte Dokumente zu führen. Diese Systeme haben sich mit Papierdokumenten befasst, die nicht nur gedruckte und veröffentlichte Dokumente, sondern auch Fotographien, Drucke usw. eingeschlossen haben.

Spätere Entwickler haben begonnen, einen zweiten Typ des Systems zu schreiben, das elektronische Dokumente, d. h., alle jene Dokumente oder Dateien führen konnte, die auf Computern geschaffen sind, und häufig auf den lokalen Dateisystemen von Benutzern versorgt sind. Die frühsten Systeme des elektronischen Dokumentenmanagements (EDM) haben entweder Eigentumsdateitypen oder eine begrenzte Zahl von Dateiformaten geführt. Viele dieser Systeme sind später bekannt als Dokumentenbildaufbereitungssysteme geworden, weil sie sich auf die Festnahme, die Lagerung, das Indexieren und die Wiederauffindung von Bilddateiformaten konzentriert haben. EDM Systeme haben sich zu einem Punkt entwickelt, wo Systeme jeden Typ des Dateiformats führen konnten, das im Netz versorgt werden konnte. Die Anwendungen sind gewachsen, um elektronische Dokumente, Kollaborationswerkzeuge, Sicherheit, Arbeitsablauf und Rechnungsprüfungsfähigkeiten zu umfassen.

Diese Systeme haben einer Organisation ermöglicht, Fax und Formen zu gewinnen, um Kopien der Dokumente als Images zu sparen, und die Bilddateien im Behältnis für die Sicherheit und schnelle Wiederauffindung zu versorgen (hat Wiederauffindung möglich gemacht, weil das System die Förderung des Textes aus dem Dokument im Prozess der Festnahme und die Text-Indexer Funktion zur Verfügung gestellte Textsuche-Fähigkeiten behandelt hat).

Während viele EDM Systeme Dokumente in ihrem heimischen Dateiformat (Microsoft Word versorgen oder, PDF Hervorragen), beginnen einige webbasierte Dokumentenverwaltungssysteme, Inhalt in der Form des HTML zu versorgen. Diese Politikverwaltungssysteme verlangen, dass Inhalt ins System importiert wird. Jedoch, sobald Inhalt, die Softwaretaten wie ein Suchmotor importiert wird, so können Benutzer finden, wonach sie schneller suchen. Das HTML-Format berücksichtigt bessere Anwendung von Suchfähigkeiten wie Suche des vollen Textes und das Stammen.

Bestandteile

Dokumentenverwaltungssysteme stellen allgemein Lagerung, versioning, metadata, Sicherheit, sowie das Indexieren und die Wiederauffindungsfähigkeiten zur Verfügung. Hier ist eine Beschreibung dieser Bestandteile:

Standardisierung

Viele Industrievereinigungen veröffentlichen ihre eigenen Listen von besonderen Dokumentenkontrollstandards, die in ihrem besonderen Feld verwendet werden. Folgender ist eine Liste von einigen der relevanten ISO Dokumente. Abteilungen ICS 01.140.10 und 01.140.20. Der ISO hat auch eine Reihe von Standards bezüglich der Entwicklerdokumentation veröffentlicht, die von der Abteilung 01.110 bedeckt ist.

• ISO 2709 Information und Dokumentation — Format für die Information tauschen aus
• ISO 15836 Information und Dokumentation — Der Dubliner Kern metadata Element setzen
• ISO 15489 Information und Dokumentation — Rekordmanagement
• ISO 21127 Information und Dokumentation — Eine Bezugsontologie für den Austausch der kulturellen Erbe-Information
• ISO 23950 Information und Dokumentation — Informationsgewinnung (Z39.50) — Anwendungsdienstdefinition und Protokoll-Spezifizierung
• ISO 10244 Dokumentenmanagement — Geschäftsprozess baselining und Analyse
• ISO 32000 Dokumentenmanagement — Tragbares Dokumentenformat

Dokumentenkontrolle

Gehorsam fügt Voraussetzungen hinzu, die Dokumentenmanagement in ein Dokumentenkontrollproblem umgestalten. Dokumentenkontrolle ist eine Durchführungsvoraussetzung innerhalb der Buchhaltung (z.B, 8. EU-Direktive, Sarbanes-Oxley), Nahrungsmittelsicherheit (z.B, Nahrungsmittelsicherheitsmodernisierungsgesetz), ISO (erwähnt oben), medizinisches Gerät, das (FDA), Fertigung des Bluts, der menschlichen Zellen und der Gewebeprodukte (FDA), Gesundheitsfürsorge (JCAHO) und Informationstechnologie (ITIL) verfertigt. Ihre Dokumente — Verfahren, Arbeitsinstruktionen, Politikerklärungen, usw. — stellen Beweise von Dokumenten unter der Kontrolle zur Verfügung. Das Scheitern sich anzupassen konnte Geldstrafen, den Verlust des Geschäfts verursachen, oder zu Ihrem Geschäftsruf beschädigen.

Die grundlegende Voraussetzung für die Dokumentenkontrolle verlangt, dass Sie einsetzen und ein Verfahren dokumentieren für:

• Die Prüfung und das Genehmigen von Dokumenten vor der Ausgabe
• Rezensionen und Billigungen
• Das Sicherstellen von Änderungen und Revisionen wird klar identifiziert
• Das Sicherstellen, dass relevante Versionen von anwendbaren Dokumenten an ihren "Punkten des Gebrauches" verfügbar

• Das Sicherstellen, dass Dokumente leserlicher und identifizierbarer bleiben
• Das Sicherstellen, dass Außendokumente wie Kunde Dokumente oder Lieferant-Handbücher geliefert haben, wird identifiziert und kontrolliert
• Das Verhindern "unbeabsichtigten" Gebrauches von veralteten Dokumenten

Siehe auch

• Baukollaborationstechnologie
• Zufriedenes Verwaltungssystem
• Datenproliferation
• Dokumentenautomation
• Dokumentation
• Informationsbehältnis
• Informationswissenschaft
• Intelligentes Dokument
• Bibliothekswissenschaft
• Revisionskontrolle
• Taxonomie
• Zufriedenes Unternehmensmanagement

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