Ein Sekretär oder der Verwaltungshelfer, sind eine Person, deren Arbeit daraus besteht, Management, einschließlich Manager, mit einer Vielfalt des Projektmanagements, der Kommunikation & der organisatorischen Sachkenntnisse zu unterstützen. Diese Funktionen können völlig ausgeführt werden, um einem anderem Angestelltem zu helfen, oder können zu Gunsten mehr als eines sein. In anderen Situationen ist ein Sekretär ein Offizier einer Gesellschaft oder Organisation, die sich mit Ähnlichkeit befasst, neue Mitglieder einlässt und offizielle Sitzungen und Ereignisse organisiert.

Ein Sekretär hat viele Verwaltungsaufgaben. Traditionell sind diese Aufgaben größtenteils mit der Ähnlichkeit, wie das Schreiben aus Briefen, Aufrechterhalten von Dateien von Papierdokumenten usw. verbunden gewesen. Das Advent der Textverarbeitung hat die Zeit bedeutsam reduziert, dass solche Aufgaben mit dem Ergebnis verlangen, dass viele neue Aufgaben unter dem Bereich des Sekretärs gekommen sind. Diese könnten Betriebsbudgets und das Tun der Buchhaltung, Aufrechterhalten von Websites und Treffen von Reisevorbereitungen einschließen. Sekretäre könnten alle Verwaltungsdetails führen, eine Konferenz auf höchster Ebene zu führen, oder das Befriedigen einer typischen Mittagessen-Sitzung einordnen. Häufig werden Manager ihren Helfer bitten, die Minuten auf Sitzungen zu nehmen und Versammlungsdokumente auf die Rezension vorzubereiten.

Etymologie

Der Begriff wird aus dem lateinischen Wort secernere, "abgeleitet", zu unterscheiden, oder, "um," das passive Partizip (secretum) Bedeutung zu unterscheiden, "," mit der schließlichen Konnotation von etwas Privatem oder Vertraulichem, als mit dem englischen Wortgeheimnis unterschieden worden zu sein. Ein secretarius war eine Person, deshalb Geschäft vertraulich, gewöhnlich für eine mächtige Person (ein König, Papst, usw.) beaufsichtigend. Da die Aufgaben eines modernen Sekretärs häufig noch das Berühren der vertraulichen Information einschließen, hält die wörtliche Bedeutung ihres Titels noch für wahr.

Ursprung

Seit der Renaissance bis zum Ende des 19. Jahrhunderts hatten Männer, die an der täglichen Ähnlichkeit und den Tätigkeiten des mächtigen beteiligt sind, den Titel des Sekretärs angenommen.

Mit der Zeit, wie viele Titel, wurde der Begriff auf mehr angewandt und hat Funktionen geändert, führend, um Titel zusammenzusetzen, um verschiedene Sekretärsarbeit besser, wie Generalsekretär oder der Finanzsekretär anzugeben. Gerade ist "Sekretär" im Gebrauch entweder als eine Abkürzung, wenn klar, im Zusammenhang oder für relativ bescheidene Positionen wie der Verwaltungshelfer des Offiziers (E) verantwortlich entweder individuell oder als Mitglied eines Sekretariats geblieben. Da solche weniger einflussreichen Posten weiblicher und üblich mit der Multiplikation von Bürokratien in den öffentlichen und privaten Sektoren geworden sind, wurden neue Wörter auch ins Leben gerufen, um sie wie der persönliche Helfer zu beschreiben.

Moderne Entwicklungen

1870 hat Herr Isaac Pitman eine Schule gegründet, wo sich Studenten als Stenografen "beruflichen und kommerziellen Männern qualifizieren konnten." Ursprünglich war diese Schule nur für Studenten männlichen Geschlechts.

In den 1880er Jahren, mit der Erfindung der Schreibmaschine, haben mehr Frauen begonnen, ins Feld einzugehen, und seitdem Erster Weltkrieg, die Rolle des Sekretärs in erster Linie mit Frauen vereinigt worden ist. Vor den 1930er Jahren gingen weniger Männer ins Feld von Sekretären ein.

Um Professionalismus unter USA-Sekretären zu fördern, wurde die Nationale Sekretär-Vereinigung 1942 geschaffen. Heute ist diese Organisation als die Internationale Vereinigung von Verwaltungsfachleuten (IAAP) bekannt Die Organisation hat sich entwickelt der erste standardisierte Test auf Büroangestellte hat die Beglaubigten Beruflichen Sekretäre Examination (HZ) genannt. Es wurde zuerst 1951 verwaltet.

1952, Mary Barrett, Präsident der Nationalen Sekretär-Vereinigung, C. König Woodbridge, Präsident von Dictaphone Corporation, und amerikanischer Unternehmer Harry F. Klemfuss haben einen Tagesurlaub eines speziellen Sekretärs geschaffen, um die harte Arbeit des Personals im Büro anzuerkennen. Der Urlaub hat Anklang gefunden, und während der vierten Woche des Aprils wird jetzt in Büros überall auf der Welt gefeiert. Es ist "die Woche des Verwaltungsfachmannes" umbenannt worden, um die vergrößerte Verantwortung des heutigen Sekretärs und der anderen Verwaltungsarbeiter hervorzuheben, und Unbehaglichkeit zu denjenigen zu vermeiden, die glauben, dass sich "Sekretär" nur auf Frauen oder auf unerfahrene Arbeiter bezieht.

Zeitgenössische Beschäftigung

In einem Geschäft vieles Arbeitsbeschreibungsübergreifen. Jedoch, während der Verwaltungshelfer ein Oberbegriff ist, nicht notwendigerweise direkt arbeitend für einen Vorgesetzten einbeziehend, ist ein Sekretär gewöhnlich ein persönlicher Helfer einem Betriebsleiter oder Manager. Andere Titel, die Jobs beschreiben, die ähnlich sind oder auf diejenigen des traditionellen Sekretärs übergreifend, sind Bürokoordinator, der Exekutivhelfer, Bürovorsteher und Verwaltungsfachmann.

• Am grundlegendsten Niveau (Rang / Band 1 oder 2) ist ein Sekretär gewöhnlich ein Audiomaschinenschreiber mit einer kleinen Zahl von Verwaltungsrollen. Ein guter Befehl der vorherrschenden Bürosprache und der Fähigkeit zu tippen ist notwendig. An höheren Rängen und mit mehr Erfahrung beginnen sie, zusätzliche Rollen zu übernehmen und mehr von ihrer Zeit zu verbringen, physische und elektronische Dateien aufrechterhaltend, sich mit dem Posten, dem Fotokopieren befassend, Kunden, der Einrichtung von Schreibpapier und dem Antworten auf Telefone per E-Mail zu schicken.
• Ein erfahrenerer Exekutivhelfer (Rang / Band 4 bis 6) kann erforderlich sein, mit hohen Geschwindigkeiten mit Fachsprachen oder Fremdsprachen zu tippen, Tagebücher, Reiserouten und Sitzungen zu organisieren und Verwaltungsaufgaben auszuführen, die Buchhaltung einschließen können. Ein Sekretär / der Exekutivhelfer kann auch Zugang zu einem Betriebsleiter kontrollieren, so ein einflussreicher und vertrauter Helfer werdend. Exekutivhelfer sind für den Kontakt während von Stunden durch neue elektronische Nachrichtenmethoden für Beratungen verfügbar. Spezialsekretäre am höheren Niveau schließen auch Medizinische und Gesetzliche Helfer der Sekretäre/Persönlichen ein.
• Der größte Unterschied zwischen einem verallgemeinerten Sekretär und Fachexekutivhelfern ist, dass der Exekutivhelfer erforderlich ist im Stande zu sein, umfassend mit der breiten Öffentlichkeit, den Verkäufern, den Kunden, und jeder anderen Person oder der Gruppe aufeinander zu wirken, mit der der Manager verantwortlich ist, um aufeinander zu wirken. Als das Niveau, dass der Manager mit Zunahmen so das Niveau der Sachkenntnis aufeinander wirkt, im Exekutivhelfer verlangt hat, der mit dem Manager arbeitet. Jene Exekutivhelfer, die mit korporativen Offizieren arbeiten, müssen dazu fähig sein, mit dem Stil, der korporativen Philosophie und dem korporativen Charakter des Managers wettzueifern, für den sie arbeiten. Im modernen Arbeitsplatz ist die Förderung der Exekutivhelfer codependent auf dem Erfolg des Managers und der Fähigkeit von beiden, die Arbeitsleistung der Mannschaft nahtlos zu machen, wohingegen die Job-Platz-Einschätzung von jedem andere Leistungsexekutivsekretär für jetzt reflektierend ist.

Ausbildung durch das Land

Belgien

In Belgien ist ein Vordiplom in der Büroverwaltung für die Position ideal. Universitätskurs-Volkswirtschaft, neuere Sprachen und Büroregierung bieten große Vorbereitung der Position an.

Die Vereinigten Staaten

In den Vereinigten Staaten, einer Vielfalt von Sachkenntnissen und Anpassungsfähigkeit an neue Situationen ist notwendig. Als solcher wird ein vierjähriger Grad häufig bevorzugt, und ein zweijähriger Grad ist gewöhnlich eine Voraussetzung.

Der Exekutivhelfer

Bürger

Die Arbeit eines Exekutivhelfers unterscheidet sich ein bisschen von diesem eines Verwaltungshelfers. Exekutivhelfer arbeiten für einen Firmenoffizier (sowohl an privaten als auch an öffentlichen Einrichtungen), und besitzen die Autorität, entscheidende Entscheidungen zu treffen, die die Richtung solcher Organisationen betreffen, und ist deshalb eine Quelle in der Beschlussfassung und Politikeinstellung. Der Exekutivhelfer führt die üblichen Rollen der Betriebsähnlichkeit durch, Forschung und Kommunikation vorbereitend, während er auch als der "Pförtner" handelt, im unterschiedlichen Grad die Voraussetzungen des Managers, und mit einer Fähigkeit durch dieses Verstehen verstehend, um zu entscheiden, welche vorgesehene Ereignisse oder Sitzungen für die Zuteilung der Zeit des Managers am passendsten sind.

Ein Exekutivhelfer kann von Zeit zu Zeit als Vertretung für die Manager handeln, him/her/them in Sitzungen oder Kommunikationen vertretend.

Ein Exekutivhelfer unterscheidet sich von einem Verwaltungshelfer, in dem, wie man erwartet, sie einen höheren Grad des Geschäftsscharfsinns besitzen, im Stande sind, Projekte zu führen, sowie in der Lage zu sein, andere im Auftrag des Managers zu beeinflussen.

Militär

In den amerikanischen Streitkräften wird der Titel von Executive Assistant (EA) normalerweise von Armee, Luftwaffe und Marineinfanteriekorps-Obersten und Marine- und Küstenwache-Kapitänen verwertet, die in der direkten Unterstützung eines allgemeinen Offiziers oder Flaggoffiziers oder eines Zivilverteidigungsbeamten normalerweise am Niveau eines Vizestaatssekretärs der Verteidigung (DASD) oder höher sind. Wie ihr Zivilkollege besitzen diese Rangältesten auch die Autorität, entscheidende Entscheidungen zu treffen, die die Richtung solcher Organisationen betreffen, und sind auch eine Quelle in der Beschlussfassung, der Politikeinstellung und dem Versehen des militärischen und zivilen Personals, der den allgemeinen Offizier, Flaggoffizier oder Zivilbeamten unterstützt. EAs sind häufig mit anderen älteren militärischen Offizieren der gleichwertigen Reihe austauschbar, die den Titel des Generalstabschefs in anderem Dienst hält, oder verbinden Befehle, aber sollten mit den 4-Sterne-Offizieren nicht verwirrt sein, die den Titel des Generalstabschefs der Armee oder Generalstabschefs der Luftwaffe halten.

Siehe auch

• Kabinettssekretär
• Büroangestellter
• Der gesetzliche Sekretär
• Bürodame
• Der persönliche Helfer
• Empfangschef

Links

• Amerikanische Gesellschaft von Verwaltungsfachleuten